As 5 melhores práticas para supervisionar estagiário no trabalho home office

Quando o mundo entrou em confinamento em 2020 e muitas empresas mudaram para o trabalho remoto, todos ficamos surpresos com a quantidade de trabalho ainda realizada.

Estudos descobriram que, uma vez que os funcionários começaram a trabalhar em casa, foram relatados níveis de produtividade estáveis ​​ou aumentados.

Mas e os estagiários remotos? Eles podem não ter os mesmos laços com sua empresa e sua cultura como um funcionário regular e provavelmente não terão os mesmos benefícios financeiros.

Como você pode supervisioná-los para garantir que permaneçam engajados?

Os estágios remotos podem oferecer muito valor à sua empresa se forem gerenciados corretamente.

Aqui estão algumas sugestões para supervisionar estagiários em um cenário virtual.

Crie um cronograma de integração

As primeiras impressões significam muito. A partir do seu primeiro contato, o seu tom pode deixar seu estagiário entusiasmado e pronto para causar impacto ou fazê-lo perder a motivação desde o primeiro dia.

Antes de seu estagiário começar, crie um cronograma para as primeiras duas ou três semanas. Você pode incluir uma agenda detalhada para os dois primeiros dias, o que irá ajudá-lo a encontrar um ritmo de trabalho.

Você deve definir as expectativas desde o início.

Durante a primeira semana, peça a ele que agende reuniões com você, seus colegas de equipe e colegas que podem conectá-lo a sistemas on-line que usará em casa.

Forneça uma lista das pessoas com quem o estagiário deve se encontrar virtualmente. Essas conversas o ajudarão a se sentir parte da equipe e permitirão que ele conecte os pontos entre seu trabalho e a missão da organização.

Participe da apresentação de integração e certifique-se de que seu estagiário entenda tudo sobre o trabalho e a cultura da sua empresa, antes mesmo de começar.

Ensine seu estagiário a gerenciar a si mesmo

Os estagiários são novos trabalhadores. Eles geralmente ainda estão aprendendo a estruturar seu próprio tempo no trabalho.

Dê a eles orientação sobre como devem estruturar seu tempo para que saibam como é um cronograma produtivo.

Porém, não pare apenas em uma programação diária, tente fazer uma ou duas reuniões obrigatórias durante a semana para que eles apresentem resultados ou dificuldades enfrentadas.

Deixe-os sentir como é fazer algo certo, ou falhar e depois ter que refazer. Confie neles para cometerem erros. Os bons não tirarão vantagem de sua confiança.

É importante tratar seu estagiário como um empregado. Atribua-lhes tarefas que você faria. Não imponha uma hierarquia. Mostre a eles como é fazer parte de uma equipe.

Ao confiar em seus estagiários, eles obtêm propriedade sobre o trabalho que fizeram. Eles sairão da experiência de estágio com algo para apontar e dizer “eu fiz isso”.

Quanto mais estrutura você puder fornecer, mais facilidade você terá ao supervisionar um estagiário no trabalho home office.

Faça check-ins

Supervisionar estagiários remotamente é bem diferente da supervisão presencial, além do que os estagiários já exigem treinamento e suporte adicionais em comparação com funcionários em tempo integral.

Você pode proporcionar uma experiência positiva para estagiários remotos, estando disponível e oferecendo uma forte rede de apoio.

Considere tanto os check-ins de equipe, quanto os individuais. Os encontros individuais dão aos estagiários remotos a oportunidade de compartilhar seu progresso, expressar quaisquer preocupações e construir o relacionamento.

O importante aqui é que as verificações sejam agendadas regularmente, dando a eles uma sensação de normalidade e previsibilidade em momentos incertos.

Embora os check-ins formais devam ser agendados com antecedência, você também pode fazê-los por chat ou e-mail diariamente.

Resista ao desejo de microgerenciar seus estagiários remotos. Em vez disso, defina metas claras para eles a cada semana e, em seguida, verifique regularmente para acompanhar seu progresso.

Gerenciar estagiários remotamente significa ceder algum controle, por isso a comunicação é extremamente importante.

Você deve mostrar que confia neles, mas equilibre essa confiança com apoio e gerenciamento. Ao fazer o check-in, informe aos seus estagiários que você está disponível caso eles precisem de orientação ou assistência.

Mantenha o foco

A maioria dos estudantes busca estágios porque querem obter experiência profissional prática. Ao gerenciar seus estagiários remotos, é importante manter isso em mente.

Para mantê-los no caminho certo, defina:

• Objetivos de aprendizagem: o que você espera que o estagiário aprenda com a atividade?
• Tarefas de aprendizagem: como o estagiário cumprirá cada objetivo de aprendizagem?

A melhor maneira de definir objetivos e prioridades alcançáveis ​​é reduzir a ambiguidade e manter o foco.

Você pode fazer isso usando a estrutura SMART:

• Específico: Seu objetivo é direto, detalhado e significativo.
• Mensurável: Seu objetivo é quantificável para acompanhar o progresso.
• Atingível : Seu objetivo é realista e possível.
• Relevante: Seu objetivo se alinha com a missão da sua empresa.
• Baseado no tempo: Seu objetivo tem um prazo.

Após, verifique:

• O estagiário atingiu a meta?
• Quais as razões de ter ou não atingido a meta?
• Como eles podem melhorar e crescer?

Estabelecendo metas SMART e verificando-as regularmente, você manterá seus estagiários ocupados e produtivos.

Fornecer feedback melhora a produtividade do estagiário

O feedback ajuda a promover um relacionamento mais forte entre o supervisor e o estagiário, mantendo-o engajado fazendo perguntas ativamente, aprendendo novas habilidades e incentivando-o a interagir como um membro da equipe.

Uma das melhores práticas para supervisionar estagiário no trabalho home office é reservar tempo e fornecer feedback contínuo, conduzindo uma avaliação formal de desempenho.

Agende reuniões semanais de 30 a 45 minutos para discutir o progresso de qualquer projeto e, em seguida, conclua perguntando se há algo que seu estagiário precisa.

Uma avaliação formal traz muitos benefícios, como a discussão dos pontos fortes e fracos das habilidades do estagiário, áreas de crescimento e desenvolvimento, esclarecimento de expectativas, incentivo e apoio.

Outros elementos a serem consideradas durante esta avaliação são o crescimento e a pontualidade do trabalho produzido até o momento, a capacidade de tomar iniciativa e seguir a direção e os hábitos de trabalho.

Inclua na avaliação as opiniões de outras lideranças e colegas de trabalho.

Também é valioso perguntar sobre as experiências e sentimentos do estagiário em relação às atividades que realizou.

Em suma, o feedback é a prática absolutamente mais crítica que um supervisor precisa ter com um estagiário, pois mantém um canal de comunicação aberto e o estagiário constantemente aprendendo o que pode melhorar.

Como ser um bom supervisor para seu estagiário no trabalho home office

Como supervisor, você deve manter os estagiários ocupados e direcionados para seus objetivos de aprendizagem, evitando que fiquem entediados e desengajados.

Os alunos raramente reclamarão de excesso de trabalho, mas reclamarão se não forem desafiados.

Para ajudar com o aspecto geral de educação e aprendizado, incentive o profissionalismo auxiliando os estagiários no desenvolvimento de habilidades de relações humanas, habilidades de tomada de decisão e outras habilidades cruciais.

Confira as próximas dicas. Elas irão permitir uma experiência de estágio otimizada e gratificante para você e para seus estagiários.

Inspire-os

Esta é uma grande oportunidade para você deixar a próxima geração da força de trabalho entusiasmada com sua carreira específica.

Você tem a oportunidade de motivá-los e deixar um impacto duradouro em seu campo de atuação.

Mostre a eles como os projetos para os quais estão contribuindo afetam o departamento ou o negócio como um todo.

Discuta as futuras carreiras à frente deles e como estágios como o que você está oferecendo os ajudarão a alcançar seus objetivos.

Forneça tarefas significativas

Embora os deveres administrativos, como fazer cópias e atualizar bancos de dados possam fazer parte do trabalho, seu estagiário não crescerá ou aprenderá muito se isso for tudo o que estiver fazendo.

Portanto, pense em alguns projetos valiosos que ele pode assumir, mesmo que seja apenas uma parte de um projeto maior.

Tente atribuir a ele tarefas que se relacionem com seus objetivos de carreira ou seus pontos fortes, ou pergunte sobre o que mais estaria interessado em aprender e forneça algo nesse sentido.

Além do benefício de ter alguma ajuda para o seu trabalho, encontrar tarefas substanciais para o seu estagiário assumir oferece a você uma ótima oportunidade de aprender a delegar.

Lembre-se de que ser um líder não significa fazer tudo sozinho. Significa capacitar os outros e trazer à tona seus talentos.

Não assuma conhecimento prévio de nada

Tenha em mente que esta pode ser a primeira incursão do seu estagiário no mundo do trabalho, então coisas que parecem autoexplicativas para você podem não ser para ele.

Assuma que tudo precisa ser explicado e, em seguida, dê instruções claras sobre suas expectativas, o processo para concluir a tarefa e o prazo.

Depois de conversar sobre um projeto, pergunte se ainda tem dúvidas e deixe-o saber que sempre pode vir até você.

E se ele o fizer, reserve um tempo para esclarecer as dúvidas pacientemente!

Seja um mentor

Lembre-se, um estágio muitas vezes é a forma prática de perceber a carreira real. Seu estagiário não sabe tudo e você é o guia dele para o sucesso.

Esforce-se para ser alguém com quem seu estagiário possa aprender. Aproveite o tempo para responder a perguntas e ensinar as coisas que você gostaria que alguém lhe tivesse ensinado nessa fase de sua vida.

E pense em aspectos do seu local de trabalho que ele possa participar, como reuniões, assistir a uma apresentação para um cliente, atualizar o site, entre outros.

Isso pode ser uma experiência de aprendizado para seu estagiário.

Fornecer oportunidades de crescimento formais e informais é parte de ajudar alguém a aprender e parte de ser um bom líder.

Garantir que seus estagiários tenham uma ótima experiência é crucial para suas carreiras, mas é importante para você também.

Trabalhar com estagiários oferece a você a oportunidade de desenvolver habilidades de gerenciamento de construção de currículos e aprender mais sobre o líder que você gostaria de se tornar. Por último, e mais importante, lembre-se de que você é um modelo. Então, modele não apenas as habilidades e competências para seus estagiários, mas também a ética que você valoriza.