Gerenciar projetos internos dentro da empresa é sempre uma tarefa que demanda muita energia e tempo. Ao mesmo tempo que se deve atender clientes e desenvolver os processos operacionais rotineiros, é necessário ficar atento e conseguir realizar as demandas do projeto.

Para quem procura algumas formas de ter maior produtividade ao otimizar projetos internos e fazê-los alcançarem bons resultados, separamos algumas dicas bem objetivas.

1. Integre a equipe

Empresas que trabalham com projetos precisam ter o claro entendimento de que os colaboradores envolvidos nesses projetos desempenharão vários tipos de papéis. Alguns deles bem diferentes do seu escopo tradicional de trabalho.

Sendo assim, é preciso saber organizar a casa e fazer uma integração bastante eficiente da equipe envolvida.

A partir do momento em que cada envolvido fica sabendo o que e como tudo será feito, fica mais fácil que o projeto consiga evoluir seu curso com menos retrabalhos causados pelo baixo engajamento da equipe.

2. Contrate um estagiário

Seguindo ainda um pouco do raciocínio anterior, fica fácil perceber que, para otimizar um projeto interno, é necessário ter pessoas que possam ser facilmente alocadas em várias atividades.

Um estagiário é uma ótima solução para isso, pois ele terá totais condições e disposição para atuar em atividades bastante variadas. Além disso, com muita energia e curiosidade, poderá realizar melhor alguns tipos de tarefas que as demais pessoas talvez tenham resistência.

Se o escopo do projeto for grande ou se você estiver com vários projetos acontecendo ao mesmo tempo, talvez possa até contratar mais de um estagiário de uma só vez.

Além disso, o contrato de estágio é uma chance muito boa da empresa moldar futuros e bem treinados profissionais que irão se desenvolver já com o DNA da sua organização.

3. Abra linhas de comunicação externa

Ainda que o projeto em questão seja algo interno, existirão outros stakeholders externos envolvidos na empreitada, como parceiros, clientes e fornecedores.

Mesmo que existam poucos participantes externos à empresa, ter uma boa relação com essas pessoas e instituições é uma excelente ideia, pois elas poderão te ajudar a atingir um nível mais alto de maturidade no projeto.

Escute, interaja com os clientes e veja o que a eles interessa. Confira detalhes com os fornecedores e entenda como, juntos, podem evoluir o projeto. Busque participar de discussões e eventos como, por exemplo, os hackathons, os quais vários profissionais de maior experiência são convidados para ajudar a evoluir um modelo de serviço ou produto.

Todas estas formas de conexão ajudarão o seu projeto a amadurecer facilmente!

4. Crie uma agenda de comunicação

A má comunicação é uma grande ameaça ao sucesso do desenvolvimento de projetos. Sendo assim, é necessário criar uma agenda bem estruturada para manter o alinhamento do grupo em dia.

Estabeleça prazos para que relatórios de avanço, as responsabilidades por cada tipo de assunto e as formas claras de trocas de informação do projeto sejam definidos.

Tudo isso pode parecer um pouco rígido, mas é essa estrutura bem sólida e clara que irá possibilitar que o seu projeto consiga evoluir sem maiores problemas.

Seguindo estas 4 dicas de ouro para conseguir otimizar projetos internos, você terá muito mais chances de atingir seus objetivos com sucesso e sem muitas dores de cabeça!

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