A descrição de cargos é uma etapa importante durante o processo de contratação de novos funcionários. Além disso, essa estratégia é positiva para que cada profissional saiba de forma clara quais são suas atribuições na empresa. Entretanto, para alcançar esses objetivos, é fundamental que a descrição seja feita corretamente.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira as dicas que separamos para auxiliar você nessa tarefa.

A importância de ter uma boa descrição de cargos

A descrição de cargos pode ser entendida como a formalização das atividades e responsabilidades de cada integrante da companhia. O documento apresentará as características da função de recepcionistas, estagiários, assistentes financeiros, gestores, entre outros.

O anúncio de uma vaga de emprego ou de estágio se torna mais completo, o que contribui para atrair candidatos mais alinhados com a função. Além disso, otimiza o processo de recrutamento — se a descrição de cargos estiver atualizada, o profissional responsável pela contratação não precisará investigar as atribuições da função novamente. 

Outra vantagem é quanto à análise de desempenhos dos profissionais. Ao definir as responsabilidades e tarefas de cada integrante da equipe, fica mais fácil avaliar o desempenho, fornecer feedback e entender o que deve ser melhorado. Se for o caso, você pode investir em treinamentos e em cursos de atualização, por exemplo.

Por fim, vale ressaltar que é essencial atualizar a descrição de cargos constantemente.

Dicas para fazer a descrição dos cargos da empresa

Primeiro, é preciso identificar os cargos, o que pode ser feito por observação, questionário, entrevista com os funcionários ou conversa com os gestores. Em uma empresa pequena, o método de observação pode ser suficiente. Mas, se você quiser otimizar a tarefa e torná-la mais exata, pode aplicar as técnicas de questionário ou entrevista.

Após escolher a melhor forma de coletar os dados, é hora de começar a descrição dos cargos. Veja, a seguir, quais são os principais passos.

Defina o título do cargo

É necessário identificar o cargo de forma realista e precisa, conforme a atividade que será realizada. Essa atitude deixa claro o que se espera do profissional e torna a vaga mais atrativa. Se as atribuições estão voltadas para a área de Recursos Humanos, é recomendado nomear o cargo como “Assistente de RH”, no lugar de “Assistente Administrativo”, por exemplo. 

O título do cargo também pode contribuir com o plano de carreira, já que ficarão mais claras as posições que o funcionário poderá atingir. Muitas organizações adotam nomenclaturas como júnior, pleno e sênior, a fim de esclarecer as oportunidades de ascensão na carreira.

Identifique as atividades do cargo

Uma etapa importante na descrição de cargos é determinar as atividades realizadas e o que se espera do profissional, ou seja, qual a missão dele.

Um analista financeiro, por exemplo, ficará responsável pelo fluxo de caixa da empresa e realizará atividades como controle do fluxo de caixa, processos de pagamento, elaboração de relatórios gerenciais etc..

Estabeleça as competências necessárias para a função

No passo seguinte, é preciso estabelecer as competências necessárias para a função. Isso envolve formação acadêmica desejável, tempo de experiência e principais habilidades para o cargo, como facilidade de comunicação, poder de negociação e proatividade.

Veja a estrutura da descrição de cargos

Não existe um padrão para a descrição de cargos, e você pode adotar o modelo que achar mais adequado à realidade da empresa. Uma estrutura básica pode ser:

  • nome do cargo e setor de atuação;
  • missão;
  • atividades realizadas;
  • requisitos para o cargo (formação, experiência, conhecimentos em programas específicos, entre outros dados);
  • competências.

Alguns modelos também apresentam o organograma da empresa para que fique clara a posição hierárquica de cada cargo.

Como vimos, uma boa descrição de cargos é importante porque contribui com os processos da empresa e facilita a gestão do negócio. Sendo assim, vale a pena separar algumas horas do seu dia para organizar as funções e os cargos da companhia de maneira efetiva.

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