Como fazer uma descrição de cargos efetiva? Aprenda aqui!

Você sabe como fazer uma descrição de cargo? Essa é uma etapa importante durante o processo de contratação de novos colaboradores, entretanto, algumas pessoas apresentam dificuldades para realizá-la corretamente. Isso também acontece com você?

A ferramenta não costuma ser tão aplicada dentro de pequenas empresas, mas é positiva para deixar claro a atribuição de cada profissional, contribuindo para a gestão do negócio e para uma contratação mais acertada.

Quer saber mais sobre o assunto e ver dicas para elaborar uma boa descrição de cargos? Então, continue a leitura e confira o texto que preparamos para ajudar você nessa tarefa! 

O que é a descrição de cargos?

A descrição dos cargos nada mais é do que a formalização de cada posto de trabalho, ou seja, ela deve abranger desde a função de recepcionistas, estagiários e assistentes até gestores e diretores, por exemplo. 

O processo consiste na elaboração de um documento que indica as principais atividades realizadas por cada cargo, a relevância deles para a companhia, as competências desejáveis para a função, entre outros dados que mostraremos no decorrer do texto.

Qual a importância dessa ferramenta? 

Antes de mostrarmos dicas sobre como fazer uma descrição de cargos, vamos falar sobre a importância dessa ferramenta. Ela pode resultar em uma série de benefícios para o negócio, tais como: 

• otimiza o processo de recrutamento;
• facilita a avaliação de competências; 
• permite a análise de desempenho e as necessidades de treinamento com mais praticidade;
• facilita a criação de um plano de carreira. 

Ter a descrição de cargos atualizada será útil para o processo de recrutamento, pois o profissional responsável pela contratação não precisará investigar as atribuições da função novamente. Além disso, o anúncio de uma vaga de emprego ou de estágio se torna mais completo, o que contribui para atrair candidatos mais alinhados com a função. 

Outra vantagem é quanto à análise de desempenho e das competências dos colaboradores. Ao definir as responsabilidades e tarefas de cada integrante da equipe, fica mais fácil avaliar a produtividade, fornecer feedback e entender o que deve ser melhorado (se há a necessidade de investir em treinamentos e em cursos de atualização, por exemplo).

A iniciativa ainda será positiva para estabelecer o plano de carreira, definir salários e evitar conflitos entre profissionais que realizam a mesma função. Contudo, vale ressaltar que é essencial atualizar a descrição de cargos constantemente.

Quem pode se beneficiar com essa ferramenta? 

Ela costuma ser aplicada em empresas com um grande número de colaboradores, uma vez que permite a organização dos cargos e a realização de processos internos com mais clareza. No entanto, as vantagens da descrição de cargo podem ser percebidas por companhias de variados portes e segmentos, além de empreendedores e profissionais liberais que tenham uma pequena equipe.

Em alguns casos, ela é deixada de lado, sendo feita somente quando é necessário aumentar o quadro de colaboradores, porém ter essas informações em mãos facilitará o dia a dia e a gestão do negócio. 

Outro ponto que vale a pena destacar é que a descrição de cargos é requisito básico para empresas que desejam obter certificações de normas técnicas, como a ISO 9001, relacionada ao sistema de gestão de qualidade.

Como fazer uma descrição de cargos para a sua empresa? 

Agora que você já entendeu os benefícios dessa ferramenta e em que casos ela deve ser aplicada, chegou o momento de entender como elaborá-la. 

O primeiro passo será identificar todos os cargos existentes na empresa. No caso dos pequenos negócios, isso poderá ser feito por observação. Se a equipe for extensa, a dica é investir em questionário, entrevistas com os colaboradores ou conversa com os gestores para entender quais são as atividades de cada função. 

Após escolher a melhor forma de coletar os dados, é hora de começar a descrição deles. Veja, a seguir, quais são os principais etapas! 

Conheça a estrutura da descrição dos cargos 

Se você nunca teve contato com o processo de descrição dos cargos, antes de mais nada é preciso entender qual a estrutura básica dele. Não existe um padrão e você pode adotar o modelo que achar mais adequado à realidade da companhia. Veja um exemplo:

• nome do cargo e setor de atuação;
• missão;
• atividades realizadas;
• requisitos para o cargo (formação, experiência, conhecimentos em programas específicos, entre outros dados);
• competências.

Alguns modelos também apresentam o organograma para que fique clara a posição hierárquica de cada cargo. A inserção desse tópico segue os interesses do gestor. Em pequenas empresas isso pode não ser tão relevante, já que a equipe é mais próxima. Por outro lado, em grandes organizações ele contribui para que cada colaborador entenda quais são os seus superiores e quais patamares ele pode alcançar na carreira. 

Após analisar a estrutura e definir qual é a mais adequada de acordo com a realidade do negócio, estipule um modelo fixo para a descrição. Assim, você, ou alguém de sua equipe, conseguirá manter um padrão e atualizá-lo sempre que necessário, evitando informações desencontradas. Isso pode ser feito em documentos impressos ou versões virtuais.

Outra sugestão é investir em um software para a gestão de RH. A ferramenta será útil para armazenar as informações em um só local e encontrá-las mais facilmente no momento de pesquisar, atualizar ou revisar a descrição de cargo.

Defina o título do cargo

Cargos existentes certamente já terão um título, mas se o objetivo for inserir novos, identifique o cargo de forma realista, conforme a atividade que será realizada. Essa atitude não deixa dúvidas do que se espera do profissional e facilita o processo seletivo, pois torna a vaga mais objetiva e atrativa. 

Algumas empresas adotam o título de “Assistente Administrativo” para diversas funções, o que pode incluir RH, contas a pagar, entre outros. No entanto, se as atribuições estão voltadas para a área de Recursos Humanos, por exemplo, é recomendado nomear o cargo como “Assistente ou Analista de RH”.

O título do cargo também favorece o plano de carreira, visto que ficarão mais claras as posições que o colaborador poderá atingir — muitas organizações adotam nomenclaturas como júnior, pleno e sênior, a fim de esclarecer as responsabilidades e experiências necessárias para a função e as oportunidades de ascensão na carreira. 

Normalmente, uma posição júnior é voltada para candidatos recém-formados e com cerca de dois anos de experiência, já a função pleno abrange profissionais que tenham em média cinco anos de experiência e assim por diante. 

Identifique as atividades do cargo  

Uma etapa significativa na descrição de cargos é determinar as atividades realizadas e o que se espera do profissional, ou seja, qual a missão dele. Um analista financeiro, por exemplo, ficará responsável por acompanhar as finanças da empresa e por atividades como controle do fluxo de caixa, processos de pagamento, elaboração de relatórios gerenciais etc.

Além de possibilitar uma avaliação do desempenho do colaborador, essa atitude facilita a descrição da vaga no momento de aumentar a equipe. Dessa forma, ela se torna mais clara e objetiva, o que aumenta as chances de atrair candidatos mais alinhados.

Estabeleça as competências necessárias para a função 

Esse passo envolve formação acadêmica, habilidades específicas, tempo de experiência, entre outras características recomendadas para a função. A base da competência é definida como C.H.A. (conhecimento, habilidade e atitudes). Para não errar nessa etapa, lembre-se de que: 

• o conhecimento está relacionado com o saber teórico, como cursos técnicos e universitários;
• a habilidade se refere à prática, como saber comandar equipes, negociar etc; 
• a atitude diz respeito à iniciativa e a postura no dia a dia, tais como proatividade e pontualidade.

É importante ser realista quanto às atividades e as competências esperadas para a função. Estagiários ou assistentes, por exemplo, não apresentam tanta experiência quanto profissionais de nível pleno ou sênior. 

Conhecer essas características também será positivo para o recrutamento e seleção, já que haverá informações mais aprofundadas sobre o perfil desejado. Assim, além de analisar o currículo, você poderá avaliar esses traços durante entrevistas, dinâmicas e testes.

Inclua um campo para treinamentos obrigatórios

Outra dica sobre como fazer descrição de cargo é incluir um campo para treinamentos obrigatórios. Alguns cargos precisam de certificações ou conhecimentos específicos sobre determinada ferramenta ou software, portanto, considere essas particularidades. 

Você ainda pode incluir informações sobre a necessidade de treinamentos futuros relacionados a liderança, segurança e higiene no trabalho, tecnologia da informação, comunicação assertiva, entre outros. Mesmo que não sejam obrigatórios, inserir esses treinamentos no planejamento de endomarketing pode ser interessante para aumentar a qualificação, o desempenho e a motivação dos profissionais. 

Faça uma descrição atrativa

A descrição de cargos é mais do que um documento interno, afinal, ela auxiliará o processo de recrutamento e seleção. Por isso, faça uma descrição atrativa para trazer talentos e profissionais mais qualificados para a sua empresa — estabeleça uma linguagem adequada ao perfil da vaga, evite termos pejorativos, ambíguos ou que sejam de conhecimento apenas interno. 

Além da descrição das atividades e do perfil do cargo, ao fazer o anúncio da vaga inclua informações sobre a empresa, benefícios oferecidos, horário de trabalho, entre outros dados que considerar relevante.

Defina os canais para divulgação da vaga

Durante o processo de seleção é fundamental escolher os melhores canais de divulgação para atrair um bom volume de candidatos e encontrar os mais qualificados. As ferramentas variam de acordo com perfil do cargo e pode ser significativo incluir essa observação na descrição. 

O uso do LinkedIn ou o apoio de um headhunter, por exemplo, são positivos para a contratação de profissionais de áreas executivas. Para a seleção de estagiários, você pode utilizar anúncios no mural da faculdade, redes sociais ou banco de vagas específicos. 

Já os canais online apresentam bons resultados para a maioria dos cargos, além disso, contar com banco de vagas e agências especializadas facilitará o processo. 

Aprendeu como fazer uma descrição de cargo? Ela pode parecer complexa e um pouco trabalhosa em um primeiro momento, mas, como vimos, a estratégia facilita a rotina dos gestores e profissionais de RH. Sendo assim, vale a pena separar algumas horas do seu dia para organizar as funções e os cargos da companhia de maneira efetiva.

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